Strona główna Książka Autorzy
 
Pstryk i … już.
2011-10-13

Współczesna organizacja to żywy organizm. System egzystujący w szerszym otoczeniu, od którego jest uzależnione, dzięki któremu zaspokaja swe różnorodne potrzeby. Podstawową cechą tego otoczenia jest zmienność. Wszystko dookoła nas ulega ciągłym przeobrażeniom. Zmiany są wpisane w naszą egzystencję, więc teoretycznie powinniśmy być na nie przygotowani. Jednak tak nie jest. Zmiany budzą w nas opór, czasem wręcz przerażenie. W związku z tym liderzy, menedżerowie, kierownicy stoją bardzo często przed wyzwaniem „Jak przekonać zespół do zmiany?”

Zmiana - to coś innego, nowego, odmiennego. Następuje w przypadku, gdy w jakimś systemie pojawiają się nowe elementy składowe lub znikają elementy dotychczasowe. Jak więc pomóc ludziom odnaleźć się w nowej sytuacji? Jak zmotywować ich do działania i pomóc pokonać opór wynikający ze zmian? Bo niestety każda, nawet ta najlepsza zmiana, wywołuje mniejszy lub większy opór. Wiemy, że aby coś się zmieniło, ktoś musi zmienić swoje zachowanie. Ale jak sprawić, aby była to trwała i skuteczna zmiana?

Spory jeźdźca ze słoniem

Mózg człowieka posiada dwa mechanizmy: racjonalny i emocjonalny. Jonathana Haidt w swojej książce „Szczęście. Od mądrości starożytnych po koncepcje współczesne”- mechanizm racjonalny kierowany przez mózg nazywa jeźdźcem, a mechanizm emocjonalny kierowany przez emocje nazywa słoniem. Aby przeprowadzić zmianę w organizacji lub w zespole istnieje potrzeba zrozumienia działania obu tych mechanizmów. Tylko ich jednoczesne i umiejętne wykorzystanie prowadzi do sukcesu. Każdy kto chce dokonać zmian musi uwzględnić obie strony i doprowadzić do sytuacji, w której jeździec i słoń będę ze sobą współpracować. Zmiany często się nie udają, bo jeździec nie potrafi nakłonić słonia, by był posłuszny i szedł wyznaczoną drogą. Wynika to z tego, że słoń (nasza emocjonalna i instynktowna strona) bywa kapryśny i leniwi. Woli szybką nagrodę (słodycze) od długotrwałej korzyści (szczupła sylwetka).

Jeździec obiera cel i drogę do jego realizacji, tworzy plan działania i wyznacza kierunek. To myśliciel i planista. Słoń natomiast motywuje, daje siłę i energię. Gdyby słoń nie wspierał jeźdźca, mielibyśmy tylko wypracowany schemat działania, który ciężko byłoby w drożyć w życie i zrealizować od początku do końca, ponieważ zabrakłoby nam chęci i motywacji. Słabością jeźdźca jest nadmierne roztrząsanie, analizowanie, rozkładnie sytuacji na czynniki pierwsze. Takie zachowania usztywniają, człowiek zaczyna dreptać w miejscu i szukać wciąż nowych pomysłów, rozwiązań, nie realizując żadnego z nich. Potrzebna jest siła słonia, aby ruszyć do przodu i zacząć w końcu działać. Natomiast z drugiej strony, gdy uruchomimy tylko mechanizm emocjonalny (słonia), będziemy mieli zapał i energię do działania, ale zabraknie celu i kierunku. Zaczniemy kręcić się w kółko. Zatem wniosek: tylko połączenie tych dwóch sił powoduje, że przejście przez zmiany jest dużo łatwiejsze. Jeżeli jeździec i słoń nie zgadzają się co do kierunku jazdy, pojawia się problem.

Aby zobrazować, w jaki sposób wpływać jednocześnie na jeźdźca i słonia u pracowników, bracia Chip i Dan Heath w książce „Pstryk” przytaczają przykład firmy, w której zaobserwowano duże straty wynikające najprawdopodobniej z kiepskich zwyczajów zakupowych. Polecono więc stażystce zbadać jeden produkt – rękawice robocze noszone przez pracowników w większości fabryk należących do przedsiębiorstwa.  Okazało się, że fabryki kupują 424 rodzaje rękawic, które na dodatek zamawiają u różnych dostawców. Ta sytuacja generowała niepotrzebne koszty, ponieważ ta sama para rękawic u jednego dostawy kosztowała 5 dolarów a u drugiego aż 17 dolarów! Nikt nie przejmował się tym do momentu, gdy wszystkie te rękawice zebrano i rozłożono na stole, przed spotkaniem szefów wszystkich działów. Reakcje wszystkich były podobne: „To obłęd!”. Do faktów i danych, dodany został obraz, który wywołał emocje. Było to zielone światło do wprowadzenia zmiany. Dopiero pojawienie się emocji (popartych danymi i faktami) było w stanie zmobilizować zarząd do szybkiej zmiany – firma zmieniła proces zakupów, oszczędzając na tym bardzo dużo pieniędzy. Cokolwiek chcemy zmienić musimy zmobilizować słonia do działania, ponieważ często wysiłki na rzecz dokonania zmian, zawodzą właśnie z winy słonia.

 

Jak skutecznie przeprowadzać zespół przez zmiany?

Proste, jasne reguły, przedstawione w książce braci Heath sprawdzone w życiu codziennym i biznesie, działają! A oto najważniejsze trzy zadania, które należy wykonać w sytuacji wymagającej zmiany zachowania:

 

Wskazać kierunek jeźdźcowi.

Jeździec musi wiedzieć dokąd zmierza i po co. Jasny, precyzyjny, realny, mierzalny i osadzony w czasie cel to podstawa do działania. Cel musi również budzić emocje. Ludzie powinni wiedzieć dlaczego warto go osiągnąć i co będzie rezultatem. Kierownicy, liderzy, osoby odpowiedzialne za wprowadzanie zmian powinny skutecznie przekazać wizję, nakreślić wszystkie pozytywne aspekty i korzyści dla organizacji oraz zespołu wynikające z danej zmiany. Ludziom należy wskazać konkretny kierunek, by wiedzieli, w którą stronę mają iść.

Na początku drogi do zmian, należy zawsze szukać tego co działa dobrze i wzmacniać to. Skupić się na dotychczasowych sukcesach. Jeżeli pracownicy o podobnych kompetencjach osiągają zupełnie różne wyniki w pracy- przeanalizujmy to. Sprawdźmy co sprawia, że jedni są bardziej wydajni od drugich. Być może uda się wyłonić pewne konkretne zachowania, nawyki charakteryzujące „lepszych” pracowników. Te jasne punkty oświetlą nam mapę do działania, będę naszym punktem zaczepienia

Drogę do zmiany dzielimy na odcinki, etapy. Czasami proces jest tak duży i zagmatwany, że może dosięgnąć nas paraliż decyzyjny. Należy zatem skupić się na konkretnych działaniach i po prostu… działać! Nie bójmy się popełniać błędów, ponieważ one kształtują nasze doświadczenia. Traktujmy każdy pojawiający się problem jako nowe wyzwanie.

 

Zmotywować słonia.

Ludzie muszą zobaczyć – odczuć – zmienić. Należy wzbudzić w nich emocje. Tak jak w przytoczonym wyżej przykładzie z rękawicami. Sama analiza  danych liczbowych mogłaby nie zmienić sytuacji lub odłożyć podjęcie decyzji w czasie. Dopiero pokazanie sterty bardzo podobnych rękawic wzbudziło pewne odczucia, które wywołały natychmiastową reakcję.

Słoń lubi natychmiastową nagrodę. Należy więc podzielić tak cały proces na mniejsze elementy, aby nie przerazić słonia. „Długa droga zaczyna się od pierwszego kroku.” Przykładowo, gdy chcemy zmniejszyć koszty w firmie o 30 % w skali roku to na samą myśl zaczyna nas boleć głowa i nie jesteśmy w stanie wypracować jakiegoś konkretnego rozwiązania. Ale gdy poprosimy pracowników w każdym dziale, aby znaleźli jakieś 3-5% miesięcznych kosztów, które można zredukować to zmiana od razu staje się dużo łatwiejsza i bardziej realna.

Nie wolno zapominać, że ludzie w sytuacji zmiany są najważniejsi, bo to oni tworzą zespoły i decydują o sukcesie wszystkich przedsięwzięć, dlatego należy ich wzmacniać! Idealnym rozwiązaniem byłoby wykreowanie sytuacji, w której zmiana przestaje być narzucona, a staje się celem każdego pracownika. Dlatego jedną z najważniejszych kwestii jest zbudowanie ich zaangażowania oraz utrzymanie i wzmocnienie rozwojowego sposobu myślenia. Jak tłumaczą Chip i Dan Heath, ludzie o rozwojowym sposobie myślenia podejmują wyzwania, nie boją się ryzyka i porażki. Lubią próbować nowych rzeczy i nie boją się krytyki. Warto budować i rozwijać takie zachowania w pracownikach.

 

Wyrównać ścieżkę.

 „Jeśli chcemy, by ludzie się zmienili (…) możemy po prostu ułatwić im podróż. Zbudować ścieżkę wiodącą wzdłuż wzgórza i leciutko ich popchnąć. Usunąć nierówności z nawierzchni. Rozstawić wokół mnóstwo drogowskazów, by wiedzieli czy zbliżają się do celu.”

Autorzy podkreślają, że problem często nie tkwi w człowieku ale w sytuacji, w której ta osoba się znajduje, dlatego też powinniśmy ulepszać otoczenie. Wiąże się to najczęściej z naprawdę prostymi czynnościami np. posprzątaniem biurka czy zapewnieniem pracownikowi ciszy i spokoju w określonych godzinach. Mała zmiana, duży efekt. 

Równie istotnym aspektem wyrównującym ścieżkę jest budowanie nawyków, zaszczepianie pewnych zachowań tak by stały się one automatyczne i powtarzalne. Mogą to być na przykład cotygodniowe spotkania podsumowujące zrealizowane zadania czy mailowe raportowanie o wykonanych obowiązkach i problemach związanych z nimi.

Pamiętajmy jednak, że zawsze znajdą się ludzie mniej lub bardziej niezadowoleni. Poszukajmy zatem grupy osób, która pomoże wywrzeć wpływ na innych, „zarazić ich” ideą i przekonać do zmiany. Autorzy nazywają to zbieraniem stada.

 

Zmiany w dzisiejszych czasach są nieuniknione. Żyjemy w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu, które zmusza nas do eksperymentowania i robienia nowych nieznanych nam wcześniej rzeczy. Coraz częściej jesteśmy zmuszani wychodzić ze swojej strefy komfortu i już nikt nie pyta: czy należy przeprowadzać zmiany, tylko: jak to robić? A na to panowie Chip i Dan Heath mają prostą i skuteczną receptę. Polecamy!

Paula Bandkowska

Inspirujący post.
Autor: Ula | Data dodania: 2011-12-15 11:26:32 | Dodaj komentarz
 
 

Copyright by Konsorcjum doradczo-szkoleniowe S.A. 2009. Wszystkie prawa zastrzeżone.
Kopiowanie oraz rozpowszechnianie treści zawartych na witrynie www.zespolypopolsku.pl, w całości bądź w części,
w formie drukowanej bądź za pośrednictwem internetu, jest bez zgody Konsorcjum doradczo-szkoleniowe S.A. zabronione.
Projekt i realizacja: vigla.pl